Quelques termes à préciser
Quelles sont les informations personnelles que la
Société collecte et utilise ?
Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles
?
Que dit la loi ?
Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations
personnelles que nous vous demandons ?
Vos informations font-elles l’objet d’un traitement
automatisé, sans aucune intervention humaine ?
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles
?
Vos données sont-elles transférées à des tiers
?
Vos données sont-elles transférées en dehors de
l’Union européenne ?
Quels sont vos droits ?
Qu’en est-il de la sécurité des données lors de
l’utilisation des systèmes Adecco ?
Comment sont gérées les modifications apportées
à la présente Politique ?
Quelques termes à préciser
Tout d’abord, il est important de
clarifier la définition que nous donnons à certains termes utilisés dans cette Politique.
Même si cela peut sembler évident, vous serez désigné dans les présentes par
«
le Candidat » ou «
vous ».
Lorsque nous faisons référence à « nous » ou la « Société
» cela signifie Adecco Medical ; notre siège est situé au 2, rue Henri Legay – 69100
Villeurbanne. La Société
fait partie du groupe Adecco, le plus grand prestataire de services RH au monde. À travers ses
différentes sociétés et branches d’activité, le groupe Adecco fournit des services
RH (ressources humaines) incluant
notamment les services suivants : dotation en personnel, services de la paie, recrutement et sélection,
solutions de test, réorientation professionnelle, développement des talents, éducation et
formation, reclassement externe
et mobilité internationale («
nos Activités »).
Aux fins de la réalisation de nos
Activités, la Société utilise différents systèmes informatiques. Dans
certains cas, la Société met à disposition de ses candidats/son personnel, un portail
libre-service (« Portail »). Le Portail vous permet de rechercher et de
répondre à des offres d’emploi proposées par la Société et ses
sociétés affiliées en
fonction de vos centres d’intérêt, de vos compétences et/ou de votre
expérience, et des lieux de travail que vous avez spécifiés.
Pour finir, cette politique se rapporte aux
informations des personnes, telles que vous et votre famille. Cela inclut des faits vous concernant, mais
également des opinions à votre sujet et des opinions que vous exprimez (« je suis
fan de football », par exemple). Il ne s’agit pas d’informations concernant la
Société (bien qu’il arrive que ces deux éléments coïncident). Ces
informations sont parfois appelées «
informations personnelles » ou « renseignements nominatifs ». Dans la présente
Politique, nous utilisons le terme « informations personnelles ».
Quelles sont les informations personnelles que la Société collecte et utilise ?
Les informations personnelles généralement collectées par la Société incluent
sans s’y limiter :
- Vos nom, date et lieu de naissance, coordonnées et qualifications
(études, formations et stages), documents attestant votre identité et votre droit de
travailler, votre numéro de Sécurité Sociale, résultats
des tests et évaluations éventuellement réalisés ainsi que toute autre
information mentionnée dans votre CV ;
- Si vous vous connectez au Portail par le biais de votre compte LinkedIn ou tout autre
compte de réseau social : vos données de profil ;
- Si vous nous contactez, nous enregistrerons et conserverons cette correspondance dans
certains cas ;
- Des commentaires à votre sujet émanant de notre personnel ou de tiers ;
lorsque vous publiez des commentaires concernant d’autres personnes. À ce titre, nous tenons
à vous informer que des contrôles de référence
peuvent être effectués auprès de vos anciens employeurs. La décision de
réaliser ces contrôles découlera de la nature des postes à pourvoir et/ou
d’exigences particulières des Clients.
Ces contrôles sont réalisés dans le strict respect du cadre légal et sont
limités aux seules informations présentant un lien direct avec l’emploi proposé
ou les aptitudes professionnelles à
évaluer ;
- Des commentaires à notre sujet et nos services à travers des
enquêtes de satisfaction ;
- Nous recueillons également des informations liées à vos visites de
notre site Internet/Portail et notamment (mais non exclusivement) votre adresse IP, navigateur, horodatage,
emplacement, pays, les données relatives au
trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et
ressources auxquelles vous accédez. La collecte de ces informations facilitera vos prochaines visites
de notre site Internet/Portail. Nous
vous proposerons par exemple des offres d’emploi gérées par les filiales locales du lieu
depuis lequel vous nous avez contactés ;
- Nous collectons également des informations à des fins de marketing et
d’analyse, y compris des informations sur la façon dont vous répondez aux e-mails, SMS,
appels téléphoniques et autres opérations
marketing. Nous vous aurions demandé votre consentement explicite avant de vous envoyer ces
communications marketing par ces moyens ;
- Les photos et vidéos à un entretien vidéo ou de votre
participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la
possibilité de demander lors de ces événements de ne pas être
filmé ou photographié) ;
- Les photos et vidéos à un entretien vidéo ou de votre
participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la
possibilité de demander lors de ces événements de ne pas être
filmé ou photographié) ;
- En tant qu’employeur, la règlementation en vigueur nous impose
également de collecter certaines données de santé ou relatives au handicap, afin
d’une part de garantir un niveau optimum de sécurité
au travail et d’autre part d’être en mesure d’assurer efficacement les
activités suivante :
- Prévention des risques Accident du Travail
- Gestion des visites médicales
- Gestion des dossiers d’accidents du travail ou des maladies
professionnelles
- Satisfaire à ses obligations vis-à-vis des organismes
de prévoyance
- Nous souhaitons également vous informer que le groupe Adecco réalisera
toute évaluation nécessaire au processus de recrutement, pouvant exiger que les informations
soient remises pour être traitées, et qui inclura les résultats
d’évaluation dans les
bases de données de recrutement.
- Vous êtes aussi informé que dans le cadre du processus de recrutement,
l’entité de recrutement peut consulter les informations issues de votre profil public sur les
réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.), d’autres informations publiques
et archives, dans l’unique but d’évaluer et de vérifier votre expérience et
vos compétences professionnelles, et de savoir si votre profil correspond à la culture et aux
valeurs du groupe Adecco.
- Lorsque vous commencez à travailler pour la Société, nous
collectons également :
- Vos informations de genre et de nationalité, une copie de vos documents
d’identité, une preuve d’adresse et les copies des documents attestant de votre droit de
travailler dans les endroits où vous serez amenés à travailler (visas, permis de
travail,
etc.) ;
Les renseignements relatifs à la paie, tels que vos
coordonnées
bancaires, votre numéro de sécurité sociale, vos informations relatives aux frais,
salaires et avantages et toute retenue volontaire que vous nous demandez d’effectuer sur vos salaires
et frais (relative à l’affiliation aux organisations syndicales par exemple) ;
- Les registres attestant de votre présence, le temps consacré aux
projets, la formation, les promotions, les enquêtes et mesures disciplinaires ;
- Les informations concernant votre utilisation de nos systèmes
informatiques et de nos locaux (y compris les systèmes de vidéosurveillance et de
contrôle d’accès) ;
- Les données relatives à vos ayants droit et parents proches ;
- Informations relatives aux déplacements (données de voyage,
informations de carte de crédit, numéro de passeport, frais engagés) aux fins de la
négociation, de l’organisation et de l’achat de toutes les activités liées
au déplacement (par exemple, les réservations de billets d’avion, de billets de train,
d’hôtels et de voiture de location) et du remboursement des frais de déplacement ;
- Dans certains cas, nous pourrons également recueillir des informations
personnelles sensibles (ex. : contre-indications relatives à votre santé).
Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?
La Société collecte et traite vos données personnelles :
1. Pour vous fournir les services que vous attendez, soit :
- Mesurer et évaluer vos compétences,
- Vous proposer des offres d’emploi ou de missions adaptées,
- Vous aider sur le plan de la formation ou faciliter le processus de candidature aux
emplois/missions,
- Rédiger et vous transmettre vos contrats de mission conformément
à nos obligations légales,
- Établir vos bulletins de salaire et procéder aux différentes
déclarations obligatoires.
- Évaluer vos comportements professionnels avec le programme CAP (pour plus
d’informations sur ce programme : https://www.adecco.fr/guide-interim/).
Cela implique que nous envoyions votre CV à des employeurs potentiels afin qu’ils l’examinent
et que nous vous tenions informé des éventuelles futures opportunités par e-mail,
téléphone,
courrier postal et/ou via d’autres moyens de communication.
2. Avec votre accord, nous pourrons utiliser vos coordonnées pour vous contacter, à des fins de
marketing direct, par e-mail, SMS ou téléphone, entre autres.
3. Pour développer et améliorer nos systèmes/processus. Cela concerne les nouveaux
systèmes et processus informatiques. Vos informations seront ainsi utilisées afin de tester ces
systèmes lorsque les données fictives ne permettront pas un fonctionnement du nouveau
système identique aux conditions réelles.
4. Pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques pour, par exemple,
comparer l’efficacité de nos placements de candidats entre différents secteurs
d’activité et zones géographiques et identifier des facteurs qui peuvent influencer toute
différence constatée.
5. Pour transférer des données à des tiers (voir plus bas).
6. Lorsque nécessaire, pour satisfaire toute obligation légale.
7. Nous pourrons également procéder au traitement de vos informations pour :
- Promouvoir la sécurité et la protection des personnes, installations,
systèmes et ressources ;
- Contrôler la conformité avec les politiques et procédures internes
;
- Administrer les systèmes de communications et autres utilisés par le
groupe Adecco (y compris les bases de données de contact internes) ;
- Enquêter sur ou gérer les incidents et plaintes ;
- En ce qui concerne les photos ou vidéos de sessions de formation, faire le
compte-rendu en interne du déroulement et du contenu des formations (par exemple lors de mises
à jour internes) et proposer des sessions similaires en interne ou en externe, à des tiers.
Dans ce cas, nous vous demanderons votre consentement explicite ;
- Participer à toute opération d’achat, de vente ou de coentreprise,
potentielle ou réelle, de tout ou partie d’une activité ou d’une
société, à laquelle tout membre du groupe Adecco souhaiterait prendre part.
8. Dans le cadre des mesures pour l’Égalité des
Chances et en partenariat avec le ministère de la Ville nous mettons en œuvre
différentes actions destinées à favoriser l’insertion professionnelle des publics
les plus éloignés de l’emploi. À cet effet, un rapprochement pourra être
effectué entre votre adresse et son appartenance géographique à des zones de la
politique de la ville.
Quelle base légale pour nos traitements ?
La loi exige que le traitement de vos
informations personnelles repose sur un fondement juridiquement établi. Les bases légales peuvent
être :
1. Exécution d’un contrat
ou exécution de mesures précontractuelles
Lorsque vous travaillez déjà
pour ou que vous êtes sur le point d’être engagé par l’intermédiaire du
groupe Adecco, le traitement que nous faisons des informations personnelles pour l’ensemble de ces
finalités est basé sur des motifs tels que l’exécution d’un contrat ou de
mesures précontractuelles (finalités 1, 6 et 7 ci-dessus). Ces services regroupent : la
proposition d’emplois qui susceptibles de correspondre à vos attentes ou l’aide et
l’assistance grâce à une formation et toutes les étapes de recrutement et de
placement.
2. Nécessité du traitement
à des fins de conformité aux obligations légales et réglementaires
Parfois, le traitement est nécessaire
pour être en conformité avec les obligations légales ou réglementaires
(finalité 6). Les autorités publiques, telles que les autorités fiscales,
financières ou de protection des données, peuvent nous exiger des informations personnelles en
nous fournissant une référence légale ou réglementaire qui autorise la divulgation
d’informations vous concernant (exemple : la prévention ou l’identification d’un
crime). Dans ces cas, nous sommes contraints par la loi de fournir aux autorités vos informations
personnelles.
3. Notre intérêt
légitime
Le traitement est nécessaire à
la réalisation de l’intérêt légitime du groupe Adecco, dans le cadre de
l’exercice de ses droits fondamentaux et de ceux de son personnel de mener une activité,
d’une manière qui n’affecte pas indûment vos intérêts ou vos droits et
libertés fondamentaux (finalités 1, 3, 4, 5 et 7 ci-dessus). Dès lors, nous
mettons en balance vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux ainsi que nos
intérêts légitimes au traitement. Lorsque nos intérêts dépassent les
vôtres, le traitement, nécessaire à la réalisation de l’intérêt
légitime du groupe Adecco, repose sur la base légale d’intérêt légitime.
Dans le cas d’un traitement
basé sur d’autres fondements, nous nous engageons à traiter vos informations personnelles
uniquement avec votre consentement, qui est un fondement du traitement complémentaire.
Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?
Avant la signature de tout contrat de mission : Vous
n’êtes pas obligé de nous communiquer vos informations personnelles mais il nous sera presque
impossible de travailler avec vous ou de vous fournir nos services si vous ne nous fournissez pas un minimum
requis. Cela peut aussi limiter les Services que nous pouvons vous fournir si vous choisissez de limiter vos
informations.
Pour la signature de tout contrat de mission : La
transmission de vos informations personnelles est une exigence nécessaire à la conclusion et au
maintien de notre contrat avec vous. Cela signifie que vous êtes obligé de nous fournir vos
données personnelles.
Dans le cas où vous refuseriez, nous
pourrons ne pas être en mesure de poursuivre la relation de travail avec vous ou il est possible que vous
n’ayez pas accès à certains processus, liés par exemple au développement de
carrière (ce qui pourrait également être incompatible avec le contrat passé
ensemble).
Vos informations font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention
humaine ?
Non, mais la Société utilise
des systèmes/processus semi automatisés (notamment le profilage) afin de vous fournir, ainsi
qu’à nos clients, les services demandés. À titre d’exemple, lorsque nos clients
recherchent des candidats pour un emploi, nous effectuons une recherche parmi nos listes de candidats en
utilisant des critères qui prennent en compte vos disponibilités, vos compétences, vos
conditions de rémunération, et dans certains cas, des commentaires de clients concernant vos
expériences antérieures, afin de réaliser une sélection des candidats les mieux
à même de répondre aux exigences des clients. Cela signifie que parfois, votre position dans
la sélection effectuée pourra être plus élevée que celle d’autres
candidats, dans la mesure où ces facteurs correspondent aux besoins des clients.
Néanmoins, aucune décision
vous concernant ne saurait être prise sans intervention humaine.
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
- Tant que vous n’avez effectué aucune mission pour le compte de notre
Société, vos données sont conservées au maximum 2 ans après la
dernière modification de votre dossier de candidature. Celle-ci pouvant correspondre à un
entretien, un échange avec nos recruteurs, la mise à jour de votre dossier, ou vos
accès à votre Espace Personnel.
- Dans le cas contraire, vos données de salarié Intérimaire sont
conservées dans les bases accessibles à nos services pendant une durée de 7 ans, date
de fin de contrat, afin de répondre à nos propres obligations légales.
Vos données sont-elles transférées à des tiers ?
Comme mentionné précédemment, nous
divulguons vos informations personnelles à des tiers. Ce transfert de données est nécessaire pour les
différentes finalités établies antérieurement. Le transfert a lieu dans les cas suivants :
- Communication aux organismes de droit public ou privé. Lorsque
celle-ci est prévue par la
loi.
- Communication à nos fournisseurs. Nous sommes par exemple amenés à
engager un fournisseur
afin qu’il effectue des tâches administratives ou opérationnelles, pour les besoins de notre relation avec
vous. Le ou les fournisseur(s) sera/seront soumis à des obligations contractuelles et autres exigences
juridiques afin de préserver la confidentialité de vos données et de respecter votre vie privée. Ils
n’auront accès qu’aux seules informations nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Les fournisseurs
concernés sont en général des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes
contenant des informations vous concernant), des sociétés de gestion d’installations (qui veillent à la
sécurité physique dans nos locaux et, par conséquent, ont besoin d’informations à votre sujet pour vous
permettre l’accès à nos locaux), ainsi que des fournisseurs de services de gestion des finances et de la
comptabilité (qui ont besoin de certaines données des candidats afin de gérer les comptes fournisseurs et
comptes clients). Nous faisons également appel à des fournisseurs qui proposent des services et solutions de
technologies de l’information incluant potentiellement des interviews vidéo et des outils d’évaluation des
compétences.
- Communication à l’ensemble des sociétés du groupe Adecco se trouvant à
l’intérieur ou en dehors de
l’Union Européenne. Vos informations personnelles sont partagées avec elles pour diverses
raisons :
-
Les informations sont partagées avec des membres du groupe Adecco fournissant des services liés aux
technologies de l’information aux sociétés du groupe Adecco dans le monde entier ; ces fonctions
sont
situées principalement dans l’Union Européenne (France, Pays-Bas, Allemagne, République Tchèque)
ainsi
qu’en Suisse ;
-
Les informations sont également partagées avec les autres entités et marques du groupe Adecco (y compris avec les entités et marques acquises
postérieurement à la collecte des informations) pour les
finalités
décrites précédemment et notamment pour vous proposer des offres ou des missions adaptées à votre
profil, lorsque vous avez fait part de votre intérêt pour des opportunités relatives à d’autres
entités
ou internationales, ou lorsque des entités du groupe Adecco constatent que vous pourriez avoir des
compétences spécifiques requises ou utiles à ces entités. Vous trouverez la liste des pays dans
lesquels
nous intervenons via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com et la liste de nos autres
marques
via le lien www.groupe-adecco.fr/marques.
- Communication à nos clients/employeurs potentiels. Nous partagerons
vos données avec nos
clients intéressés par votre profil ou proposant des offres d’emploi/de mission susceptibles de correspondre
à vos attentes. Ils sont soumis à des obligations contractuelles et à des obligations de confidentialité
concernant vos données, envers nous et envers vous. Lorsque cela s’avère nécessaire, nous pouvons être
amenés, avant le démarrage de la mission, à transmettre à l’Entreprise Utilisatrice, une copie de votre
carte d’identité. Cette transmission étant motivée par des exigences particulières de sécurité mises en
place par le Client sur le site de la mission.
- Communication aux autorités. Nous sommes également susceptibles de
communiquer vos
informations aux autorités, si nous considérons, à notre entière discrétion, que nous sommes légalement
obligés ou autorisés à procéder ainsi ou qu’il serait prudent d’agir de la sorte.
- Communication aux vendeurs ou acheteurs potentiels. Dans le cadre de
nos obligations
relatives à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre
de l’une de ces opérations), nous pourrions avoir besoin de transmettre vos données aux vendeurs ou
acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers.
Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?
Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans
un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de
l’Union européenne. Une liste complète des pays dans lesquels nous intervenons est
disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.
Quels sont vos droits ?
- Droit d’accès et d’obtention d’une copie de vos
données personnelles
Vous êtes autorisé à demander confirmation du fait que nous traitons toute
information personnelle vous concernant. Si tel est le cas, vous avez le droit d’accéder
à vos données personnelles (via le Portail) et à certaines informations relatives
à leur traitement. Dans certains cas, nous pourrons vous fournir, sur demande de votre part, une
copie électronique de vos données. Dans certaines circonstances limitées, vous avez
également le droit de demander la portabilité de vos informations personnelles, ce qui
signifie que l’on fournira vos informations à un tiers à votre demande.
- Droit de rectification de vos données personnelles
Si vous pouvez démontrer que les informations que nous détenons à votre sujet sont
incorrectes, vous pouvez solliciter leur mise à jour ou toute autre forme de rectification. Nous vous
encourageons à accéder au Portail libre-service lorsque c’est possible, afin de modifier
directement vos données personnelles.
- Droit de suppression des données / Droit à l’oubli
Dans certaines circonstances, vous êtes autorisé à demander la suppression de vos
informations personnelles. Vous pouvez faire cette demande à tout moment et le groupe Adecco
décidera des suites à lui donner. Toutefois, ce droit est soumis à tous droits ou
obligations attribués par la loi en matière de conservation des données. Lorsque nous
déterminerons, conformément à la loi, que votre demande est recevable, le groupe Adecco
procédera à la suppression de vos données personnelles, dans les meilleurs
délais. Veuillez noter qu’une fois vos données supprimées, la
Société pourra ne plus être en mesure de vous apporter ses services. Si vous souhaitez
vous réinscrire auprès de la Société, vous devrez à nouveau saisir vos
données.
- Droit de restriction
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos informations
personnelles. Cependant, il existe des cas où une telle restriction du traitement peut limiter les
services que nous vous fournissons.
- Droit d’opposition
Sous réserve que le traitement de vos informations personnelles par la Société
repose sur l’intérêt légitime de cette dernière (et sur aucun autre
fondement) ou concerne des opérations de marketing direct, vous êtes autorisé à
vous opposer au traitement de vos données par la Société en fonction de votre situation
spécifique.
Les modalités d’exercice de ces
droits sont explicitées sur ce site Internet dans la rubrique « Foire aux Questions ».
Vos demandes peuvent être envoyées à l’adresse suivante, accompagnées
d’une pièce attestant de votre identité : privacy@adeccogroup.com
Enfin, vous avez le droit de déposer une
plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données
à l’endroit où vous vivez ou travaillez, ou à l’endroit où vous pensez
qu’un problème lié à vos données est survenu, soit la Commission Nationale
Informatique et Libertés pour le territoire français
Qu’en est-il de la
sécurité des données lors de l’utilisation des systèmes Adecco ?
Vous êtes responsable de la protection
de vos identifiants de connexion au Portail, notamment le mot de passe que nous vous avons communiqué ou
que vous avez choisi. Ces informations de connexion sont réservées à votre propre usage.
Vous n’êtes pas autorisé à partager vos identifiants ou autres informations de compte
avec toute autre personne.
Comment nous contacter ?
Pour toute question ou commentaire
concernant notre Politique, si vous souhaitez obtenir davantage de précisions sur la façon dont
nous protégeons vos informations (par exemple lors des transferts hors Europe) et/ou si vous cherchez
à contacter le délégué à la protection des données (DPD) du groupe ou
votre responsable local de la confidentialité, adressez-nous un e-mail à privacy@adeccogroup.com
Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique ?
Les modalités de la présente
Politique pourront être modifiées périodiquement. Tout changement important apporté
à cette Politique sera publié sur ce site Internet ou vous sera communiqué via tout autre
moyen disponible. Nous vous recommandons néanmoins de régulièrement consulter cette page
afin de vous tenir informés des conditions dans lesquelles nous traitons vos données personnelles.
L’équipe The Adecco Group
Septembre 2021