Que ce soit pour communiquer, mettre en place un nouveau processus, repenser l’organisation d’une équipe ou encore préparer l’encadrement d’une opération à distance, la réunion est indispensable au bon fonctionnement de toute entreprise. Mais comment s’y prendre pour être sûr qu’une réunion soit efficace ? Suivez le guide !
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1/ Éviter le syndrome de la « réunionite » ou les réunions inutiles
La « réunionite » en quelques chiffres
- En moyenne, les salariés français assistent à 3 réunions de 80 minutes chaque semaine.
- 42 % de ces réunions s’avèrent improductives.
Quel rythme pour une réunion efficace ?
Une réunion par semaine, d’une durée allant de 45 minutes à une heure. (1)
2/ Inviter les bonnes personnes à la réunion
La règle à retenir : « N’ayez jamais de réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à nourrir tout le monde » – Jeff Bezos, PDG d’Amazon
Pourquoi inviter seulement les bonnes personnes ?
- Chaque collaborateur pourra exprimer son opinion.
- Les nouvelles idées seront entendues.
- Les décisions seront prises plus facilement.
Quels collaborateurs inviter en priorité à une réunion ?
- Les décisionnaires.
- Les personnes actuellement ou prochainement en charge du projet abordé.
- Les challengers d’opinion, qui permettront de créer le débat.
3/ Préparer une réunion à l’avance
Le mot clé à retenir ? TOP !
T pour Thème : « quel est le sujet de la réunion ? »
O pour Objectif : « quel doit-être le résultat de cette réunion ? »
P pour Plan : « quels seront les points abordés lors de la réunion ? »
Concrètement, comment bien préparer une réunion ?
Une décision doit être prise ? Les décisionnaires doivent être présents ou la réunion doit être repoussée.
Plusieurs points seront évoqués ? L’animateur doit préparer un ordre du jour communiqué à l’avance et affiché dans la salle de réunion.
Toute réunion réclame un compte-rendu. Un secrétaire doit être désigné pour prendre des notes.
4/ Animer des réunions en captant l’attention
3 idées pour animer une réunion
- Organisez des exercices de réflexion par petits groupes, suivis d’une présentation des meilleures idées.
- Préparez de courtes présentations ou vidéos qui expliqueront vos propos de manière ludique et seront plus efficaces qu’un long discours.
- Pensez aux nouveaux outils collaboratifs qui permettent de voter, de noter et de participer autrement que lors de réunions classiques.
La réunion sera longue ?
Prévoyez des en-cas et de quoi désaltérer les invités.
Faites des pauses et invitez les personnes présentes à sortir de la salle pour prendre un peu d’air frais à l’extérieur.
Variez les rôles des personnes présentes dans la mesure du possible. Un nouvel animateur apportera un petit coup de boost !
En bref ? Une réunion efficace et réussie, ça se prépare ! Analysez les besoins et organisez-la pour qu’elle soit utile à tous et se déroule dans les meilleures conditions. Ainsi, les participants en sortiront satisfaits. Et n’hésitez pas à récolter et à proposer des feedbacks à vos collaborateurs : c’est un bon moyen de les motiver et de décupler leur productivité !
(1) Wisembly, Résultats du baromètre IFOP/Wisembly 2016